در آموزش زبان انگلیسی برای کسب و کار یعنی آموزش انگلیسی تجاری از مهمترین سرفصل ها ایمیل تجاری و اصطلاحات مربوطه است. چرا که دنیای تجارت مدرن و ارتباطات حرفه‌ای، نوشتن ایمیل تجاری انگلیسی اهمیت بسیاری دارد. اگر میخواهید در یک شرکت بین المللی کار کنید باید نوشتن ایمیل را بلد باشید. ایمیل ای که از قوانین صحیح نامه نگاری پیروی کرده باشد. این قوانین به‌عنوان ابزارهایی کلیدی برای برقراری و حفظ روابط تجاری موفق به کار می‌روند و نقش حیاتی در ایجاد ارتباطات موثر و حرفه‌ای ایفا میکنند. با شناخت و استفاده صحیح از این اصطلاحات، می‌توان به بهبود کیفیت ارتباطات، افزایش اعتبار و اعتماد، و در نهایت دستیابی به موفقیت در تجارت بین‌المللی دست یافت.
آگاهی از این اصطلاحات نه تنها به بهره‌وری بیشتر در محیط کاری کمک می‌کند، بلکه باعث می‌شود تا پیام‌ها به شکلی حرفه‌ای‌تر و جذاب‌تر منتقل شوند. بنابراین، درک و استفاده صحیح از اصطلاحات ایمیل تجاری انگلیسی یکی از مهارت‌های کلیدی و ضروری برای هر فردی است که می‌خواهد در دنیای تجارت جهانی پیشرفت کند و روابط تجاری خود را به سطح بالاتری برساند.
عنوان ایمیل تجاری
در آموزش ایمیل تجاری در زبان انگلیسی اولین و مهترین چیزی که باید بررسی کرد موضوع یا عنوان ایمیل تجاری است. یکی از اشتباهاتی که افراد مرتکب میشوند این است که فکر میکنند عنوان ایمیل اهیمیتی ندارد پس آن را خالی میگذارند یا از عنوان های کلیشه ای و بازدارنده ماننده urgent استفاده میکنند. فراموش نکنید که عنوان باید دقیقا مرتبط با ایمیلی که مینویسید باشد. در این جا چند نمونه از عنوان های رایج در نامه نگاری بیزنس آورده شده است:
Follow-Up: برای یادآوری یا پیگیری یک موضوع قبلی.
Action Required: برای نشان دادن نیاز به انجام یک اقدام.
Meeting Request: برای درخواست جلسه.
Update: برای ارائه جدیدترین اطلاعات (بروزرسانی).
Invitation: برای دعوت به یک رویداد یا جلسه.
Proposal: برای ارسال پیشنهادات (پیشنهاد).
Reminder: برای یادآوری یک وظیفه یا رویداد.
Thank You: برای ابراز قدردانی (تشکر).
Confirmation: برای تأیید یک موضوع.
در عناوین ایمیل تجاری، استفاده از موضوعات کلیشه‌ای می‌تواند تأثیر منفی بر گیرنده بگذارد و به همین دلیل، بهتر است از آنها دوری کنیم. برخی از موضوعات کلیشه‌ای که باید از آنها حذر کنیم عبارتند از:
- Just Checking In – این موضوع معمولاً به نظر می‌رسد که شما چیزی مهم برای گفتن ندارید.
- Urgent – اگر واقعاً ضروری نباشد، این عنوان اعتبار شما را کاهش می‌دهد.
- Meeting Request – بدون جزئیات اضافی، این عنوان بسیار عمومی است.
- Important Information – اگر محتوا واقعاً مهم نباشد، این عنوان می‌تواند اعتماد را کاهش دهد.
- Hello – بسیار عمومی و نامشخص است.
- Reminder – بدون توضیح بیشتر، گیرنده ممکن است نداند چه چیزی را باید یادآوری کنند.
- FYI – این عنوان نیز می‌تواند نامشخص باشد و به جای آن بهتر است توضیحات بیشتری ارائه دهید.
آموزش بیشتر (آموزش نوشتن ایمیل در انگلیسی تجاری)
برای ایجاد عناوین مؤثرتر، سعی کنید خاص و مستقیم باشید. از عناوینی استفاده کنید که بلافاصله هدف ایمیل شما را مشخص کند و توجه گیرنده را جلب نماید. به عنوان مثال، به جای “Meeting Request” می‌توانید بنویسید “Proposal for Meeting on Marketing Strategy – April 10”. این موضوع مشخص‌تر و جذاب‌تر است.
برای افزایش لغات انگلیسی تجاری خود بیشتر بخوانید ( اصطلاحات هوش مصنوعی در دنیای کار)
شروع ایمیل تجاری در زبان انگلیسی
اولین جمله ایمیل تجاری یا همان مقدمه
مقدمه یا اولین جمله ایمیل، تأثیر زیادی بر گیرنده دارد و می‌تواند تعیین‌کننده باشد که آیا ایمیل شما با دقت خوانده می‌شود یا خیر. برخی از مقدمه‌های رایج و حرفه‌ای عبارت‌اند از:
- I hope this email finds you well. (امیدوارم حال شما خوب باشد.)
- I am writing to you regarding… (من در حال نوشتن به شما در مورد…)
- I hope you are having a great day. (امیدوارم روز خوبی داشته باشید.)
- I wanted to reach out to discuss… (خواستم با شما تماس بگیرم تا در مورد… صحبت کنیم.)
- I hope this message reaches you in good health and spirits. (امیدوارم شما در سلامتی و روحیه خوبی باشید.)
- I trust you are doing well. (مطمئنم/ امیدوارم که حال شما خوب است.)
بطور کلی برای نوشتن مقدمه یا اولین جمله ایمیل، می‌توانی از چند الگوی رایج و حرفه‌ای استفاده کنی. این الگوها به شما کمک میکنند تا ارتباطی گرم و حرفه‌ای با گیرنده برقرار کنید و توجه او را جلب نمایید. در اینجا چند نکته کلیدی و مثال‌هایی برای نوشتن مقدمه ایمیل آورده شده است:
مثال: “I trust you are doing well.” (اعتماد دارم که حال شما خوب است.)
استفاده از جملات مودبانه و دوستانه:
مثال: “I hope this email finds you well.” (امیدوارم این ایمیل شما را در وضعیت خوبی بیابد.)
مثال: “I hope you are having a great day.” (امیدوارم روز خوبی داشته باشید.)
اشاره به هدف ایمیل:
مثال: “I am writing to you regarding…” (من در حال نوشتن به شما در مورد…)
مثال: “I wanted to reach out to discuss…” (خواستم با شما تماس بگیرم تا در مورد… صحبت کنیم.)
استفاده از جملات مودبانه و محترمانه:
مثال: “I hope this message reaches you in good health and spirits.” (امیدوارم این پیام شما را در سلامتی و روحیه خوبی بیابد.)
بدنه ایمیل تجاری در زبان انگلیسی
در بخش هدف ایمیل، شما باید به طور مختصر و واضح دلیل اصلی نوشتن ایمیل را بیان کنید. این بخش باید به گیرنده کمک کند تا بلافاصله متوجه شود که چرا شما با او در ارتباط هستید. در اینجا چند مثال برای بیان هدف ایمیل آورده شده است:
- I am writing to inform you about…
- مثال: “I am writing to inform you about the new project timeline.”
- I wanted to discuss…
- مثال: “I wanted to discuss the upcoming marketing strategy meeting.”
- I am reaching out to request…
- مثال: “I am reaching out to request your feedback on the recent report.”
- I would like to invite you to…
- مثال: “I would like to invite you to our annual conference.”
- I am writing to follow up on…
- مثال: “I am writing to follow up on our previous conversation.”
این جملات به شما کمک میکنند تا به‌طور مختصر و مستقیم هدف ایمیل خود را به گیرنده بیان کنید. اطمینان حاصل کنید که این بخش از ایمیل به‌طور واضح و روشن نوشته شده باشد تا گیرنده بلافاصله متوجه موضوع ایمیل شود.
درخواست شما از نوشتن این ایمیل تجاری چیست؟
به بیان دیگر انتظار دارید خواننده بعد از دریافت این ایمیل چه کاری انجام دهد؟ آن را واضح و مودبانه بیان کنید. این بخش باید صریح و دقیق باشد تا گیرنده بداند چه انتظاری از او وجود دارد و چه زمانی باید آن را انجام دهد. در اینجا چند مثال برای این بخش آورده شده است:
لطفاً در اولین فرصت یک جلسه با تیم ترتیب دهید.
Please confirm your attendance by replying to this email.
لطفاً حضور خود را با پاسخ به این ایمیل تأیید کنید.
Could you please provide your feedback on the attached document by Friday?
آیا می‌توانید تا جمعه نظرات خود را درباره سند پیوست ارائه دهید؟
I would appreciate it if you could send me the updated report by the end of the week.
ممنون می‌شوم اگر بتوانید گزارش به‌روز شده را تا پایان هفته برایم ارسال کنید.
Kindly review the proposal and let me know your thoughts.
لطفاً پیشنهاد را بررسی کرده و نظرات خود را به من اطلاع دهید.
Please schedule a meeting with the team at your earliest convenience.
آموزش بیشتر (اصطلاحات انگلیسی منابع انسانی که باید بندانید)
تشکر در ایمیل فراموش نشود!
نمیتوان به آموزش اصطلاحات ایمیل تجاری در زبان انگلیسی پرداخت و درباره اهمیت بخش پایانی ایمیل صحبت نکرد. بخش پایان و تشکر در ایمیل تجاری اهمیت زیادی دارد و نشان‌دهنده احترام و حرفه‌ای بودن شماست. این بخش می‌تواند شامل جملاتی مودبانه و سپاسگزار باشد که ارتباط را به خوبی خاتمه دهد. در اینجا چند مثال برای پایان و تشکر آورده شده است:
Thank you for your attention to this matter.
با تشکر از توجه شما به این موضوع.
I appreciate your prompt response.
از پاسخ سریع شما قدردانی می‌کنم.
Thank you for your cooperation.
با تشکر از همکاری شما.
Please let me know if you have any questions.
لطفاً در صورت داشتن هرگونه سوال به من اطلاع دهید.
Looking forward to hearing from you.
منتظر شنیدن از شما هستم.
Best regards,
با احترام، [Your Name] [Your Position] [Your Company] [Contact Information]
و ارادتمند شما… امضا! (در ایمیل تجاری به زبان انگلیسی امضا چیست؟)
در ایمیل رسمی و تجاری، امضای ایمیل باید حرفه‌ای، خلاصه و شامل اطلاعات تماس لازم باشد. یک امضای مناسب باید شامل نام کامل شما، عنوان شغلی، نام شرکت و اطلاعات تماس باشد. در اینجا یک مثال از امضای ایمیل رسمی آورده شده است:
Best regards,
[ Full Name]
[Your Position]
[Company Name]
[Email Address]
[Phone Number]
[Company Website]
نکته‌ها:
استفاده از نام کامل: استفاده از نام کامل شما به گیرنده نشان می‌دهد که با چه کسی در تماس هستند.
ذکر عنوان شغلی و شرکت: عنوان شغلی و نام شرکت، موقعیت شما در سازمان را مشخص می‌کند.
اطلاعات تماس: آدرس ایمیل، شماره تماس و وب‌سایت شرکت، راه‌های ارتباطی بیشتری را برای گیرنده فراهم می‌کند.
کلام پایانی
در نتیجه، دریافت آموزش نوشتن ایمیل رسمی در زبان انگلیسی یکی از مهارت‌های کلیدی برای موفقیت در دنیای تجارت بین‌المللی است. آگاهی و استفاده صحیح از این اصطلاحات، نه تنها به بهبود کیفیت ارتباطات حرفه‌ای کمک می‌کند، بلکه اعتبار و اعتماد را نیز افزایش می‌دهد. اگر میخواهید شانس آموزش صحیح زبان انگلیسی تجاری را از دست ندهید، هم‌اکنون در کلاس‌های حرفه‌ای انگلیسی تجاری لینگار شرکت کنید و از فرصت‌های بی‌نظیری که این دوره‌ها به شما ارائه می‌دهند، بهره‌مند شوید. با شرکت در این کلاس‌ها، مهارت‌های خود را به سطح بالاتری برسانید و در محیط کاری بین‌المللی بدرخشید. برای اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان تماس بگیرید.